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E-Rechnung vs. PDF-Rechnung: Wo liegt der Unterschied?
Oktober 2026
Viele halten eine PDF-Rechnung bereits für eine E-Rechnung. Tatsächlich erfüllt eine einfache PDF-Datei nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.
Der Unterschied liegt im Format: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Nur so lassen sich die Rechnungsdaten automatisiert verarbeiten.
Gängige Formate sind zum Beispiel:
– XRechnung: enthält rein strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten.
– ZUGFeRD: kombiniert eine menschenlesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten im Hintergrund.
Eine PDF ohne diese strukturierten Daten bleibt ein reines Bilddokument für das menschliche Auge. Eine Software kann daraus keine Daten automatisch übernehmen.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für E-Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen. Für die Ausstellung bestehen dabei Übergangsregelungen.
Ob und in welcher Form das für ein konkretes Unternehmen relevant ist, lässt sich nur im Einzelfall beurteilen. Sprechen Sie uns gerne an.
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