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Kann KI Belege rechtssicher auswerten?

Oktober 2026

Viele Unternehmen setzen mittlerweile KI ein, um Belege automatisiert auszulesen. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Buchführung bleibt trotzdem beim Unternehmen selbst.

KI kann Informationen aus Belegen erkennen und extrahieren, etwa Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Betrag, Umsatzsteuerbetrag sowie Angaben zu Absender und Empfänger. Das erleichtert die weitere Verarbeitung erheblich.

Gleichzeitig gilt: KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein. Sie sollten deshalb durch geeignete Kontrollmechanismen abgesichert werden.

Für digitale Buchführungsprozesse gelten die Anforderungen der GoBD. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Verarbeitung müssen gewährleistet sein. Aufbewahrungspflichtige Originaldaten oder Belege dürfen nicht allein deshalb gelöscht werden, weil ihre Inhalte bereits durch eine KI ausgelesen wurden.

Der Einsatz von KI entbindet nicht von den gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Die Technik unterstützt den Prozess, ersetzt aber nicht die Prüfung und Verantwortung im Unternehmen.

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